Nếu tổ chức của bạn muốn thực hiện ISO 14001 và được chứng nhận cho một hệ thống quản lý môi trường (Viết tắt tên tiếng anh: EMS) . Dựa trên tiêu chuẩn, bạn có thể bị choáng ngợp bởi việc tìm ra nơi để bắt đầu. Để giúp bạn thực hiện nhiệm vụ này, sau đây là tổng quan về 13 bước cần thiết để đảm bảo rằng không có gì bị bỏ qua trong quá trình triển khai áp dụng và xây dựng ISO 14001 đến lúc đạt được chứng nhận ISO 14001:
1) Chuẩn bị và lập kế hoạch tiến hành dự án.
- Thành lập ban chỉ đạo dự án, bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về môi trường.
- Trang bị cho ban lãnh đạo về kiến thức cơ bản của môi trường và quản lý môi trường theoISO 14001, mục đích của ISO 14001, lợi ích của việc thực hiện ISO 14001.
- Thực hiện đánh giá ban đầu về môi trường
- Lập kế hoạch hành động
- Xây dựng chính sách môi trường và cam kết của lãnh đạo, tuyên bố cam kế này với toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty
- Phân tích và xem xét những khía cạnh môi trường và những ảnh hưởng của chúng, so sánh với các điều khoản luật hiện hành và những yêu cầu khác có liên quan.
- Đặt ra những mục tiêu, chỉ tiêu và các chương trình quản lý môi trường.
2) Xác định yêu cầu pháp lý
Đảm bảo rằng bạn đã xác định các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác cho EMS của bạn. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo việc thực hiện của bạn thành công và đúng quy định pháp luật.
3) Xác định phạm vi EMS
Để đảm bảo bạn biết giới hạn của những gì cần phải làm, bạn cần phải xác định phạm vi của EMS. . Các công cụ chính để xác định phạm vi là chính sách môi trường và các khía cạnh môi trường (sự tương tác giữa bạn với môi trường); đây là những tài liệu đầu tiên bạn cần tạo cho EMS.
4) Xác định quy trình và tài liệu của hệ thống quản lý môi trường
Bao gồm các quy trình, thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu… Các tài liệu này sẽ đảm bảo kiểm soát hiệu quả khi ngăn ngừa các tác động tiêu cực về môi trường và để đáp ứng các tình huống khẩn cấp.
5) Thực hiện các thủ tục và quy trình EMS vào thực tế
Doanh nghiệp cần triển khai các thủ tục, quy trình, biểu mẫu ghi chép vào thực tế. Chẳng hạn như việc theo dõi chất thải của Doanh nghiệp. Việc ghi chép này để ngăn ngừa thiệt hại về môi trường theo mục tiêu ban đầu đề ra.
Đây là công việc thể hiện việc chúng ta xây dựng Hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 14001 có thành công hay không
6) Thực hiện đào tạo liên tục
Nhân viên nên được đào tạo về ISO 14001 và tại sao bạn làm việc này, ngoài việc đào tạo cho bất kỳ thay đổi nào đối với các quá trình họ tham gia. Điều quan trọng là mọi người trong tổ chức của bạn biết bạn là gì và họ làm gì trong việc quản lý môi trường. Và làm thế nào là đúng.
Việc đào tạo, hướng dẫn nên diễn ra thường xuyên. Nó bao gồm cả việc đào tạo ghi chép các biểu mẫu.
7) Chọn một tổ chức chứng nhận
Cơ quan chứng nhận là công ty cuối cùng sẽ đến kiểm tra các quy trình EMS để tuân thủ các yêu cầu ISO 14001, cũng như liệu hệ thống có hiệu quả và cải tiến hay không. Cách tốt nhất là lựa chọn một tổ chức chứng nhận để chứng nhận ISO cho công ty của bạn. Vì đây có thể là bước rất quan trọng chứng minh việc bạn thực hiện hiệu quả.
8) Vận hành EMS; đo lường và lưu giữ hồ sơ
Đây là khi bạn thu thập các hồ sơ sẽ được yêu cầu trong quá trình kiểm soát để cho thấy rằng quy trình của bạn đáp ứng các yêu cầu đặt ra cho chúng. Các hồ sơ cũng cho thấy rằng các quy trình có hiệu quả và những cải tiến đang được thực hiện trong EMS khi cần thiết. Các tổ chức chứng nhận sẽ xác định một thời gian nhất định để điều này xảy ra để đảm bảo rằng hệ thống đã trưởng thành đủ để chứng tỏ sự tuân thủ.
9) Thực hiện kiểm soát nội bộ
Cơ quan chứng nhận sẽ muốn bạn kiểm tra từng quy trình bên trong trước khi họ tiến hành chứng nhận. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một cơ hội để đảm bảo rằng các quy trình đang làm những gì bạn đã lên kế hoạch, và nếu không, bạn sẽ có cơ hội để khắc phục bất kỳ vấn đề nào mà bạn tìm thấy.
10) Thực hiện tự đánh giá thường xuyên
Việc tự đánh giá để đảm bảo rằng các quy trình có nguồn lực đầy đủ để có hiệu quả và cải tiến Lãnh đạo cần xem xét dữ liệu cụ thể từ các hoạt động của EMS và phản ứng với các dữ liệu đó một cách hợp lý. Từ đó có những thay đổi thích hợp.
11) Thực hiện hành động khắc phục
Để khắc phục các điểm yếu và cải tiến hệ thống. Doanh nghiệp cần phải sử dụng “hành động khắc phục” để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ vấn đề nào. Sau đó thực hiện hành động để khắc phục nguyên nhân gốc rễ đó. Những vấn đề này có thể được xác định trong quá trình đo lường của bạn, đánh giá nội bộ và xem xét thường xuyên.
12) Đánh giá chứng nhận – Giai đoạn 1
Tại đây, tổ chức chứng nhận sẽ xem xét tài liệu của bạn để xác minh rằng bạn đã đáp ứng tất cả các yêu cầu cần thiết của tiêu chuẩn ISO 14001. Chuyên gia đánh giá sẽ đưa ra một báo cáo vạch ra các thủ tục cần tuân thủ và ở đâu có vấn đề, để bạn có cơ hội thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào để giải quyết các vấn đề.
13) Đánh giá chứng nhận – Giai đoạn 2
Trong đợt đánh giá chính này, chuyên gia đánh giá của tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá tại chỗ để xem xét hồ sơ bạn đã lưu trữ bằng cách vận hành các quy trình EMS. Bao gồm hồ sơ đánh giá nội bộ, và hành động khắc phục.
Sau cuộc đánh giá, được thực hiện trong vài ngày, chuyên gia sẽ đưa ra một báo cáo chi tiết các phát hiện. Đánh giá hệ thống của doanh nghiệp có hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu ISO 14001. Các chuyên gia đánh giá cũng sẽ đưa ra một khuyến nghị chứng nhận nếu bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ sự không tuân thủ lớn nào thì bạn cần phải giải quyết hành động khắc phục cho những vấn đề này trước khi chứng nhận có thể được đề nghị.
Một kế hoạch tốt sẽ giúp ích rất nhiều khi bạn làm việc để thực hiện và chứng nhận EMS theo ISO 14001, vì vậy hãy dành thời gian để lên kế hoạch và biết bạn cần những nguồn gì – điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực sau này.
Mọi thông tin xin liên hệ:
CÔNG TY TNHH CHỨNG NHẬN TNV VIỆT NAM
Địa chỉ : Tòa nhà CT3A, KĐT Văn Quán, Hà Đông, TP. Hà Nội
Văn phòng phía nam : Tầng 3, Tòa nhà ACM, 96 Cao Thắng, Phường 4. Quận 3, TP. Hồ Chí Minh ( hotline: 0934 968285)
Điện thoại: (024)2268 5533
Website: www.chungnhaniso.org / www.tnvcert.vn
Email: info.tnvcert@gmail.com
